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06. Jul

Verfahrensdokumentation und digitales Dokumentenmanagement

Das Bundesministerium der Finanzen hat am 14.11.2014 die lange erwarteten Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) veröffentlicht. Die GoBD ersetzen die seit dem 7. November 1995 geltenden GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter
Buchführungssysteme) und die seit dem 01.01.2002 geltenden GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) sowie eine Reihe von Stellungnahmen der Finanzverwaltung bekannt als „Fragen und Antworten zum Datenzugriff der Finanzverwaltung“. Die GoBD schließen alle in die Buchführung involvierten Datenverarbeitungssysteme, wie Haupt,
Vor- und Nebensysteme ein. Dazu gehören u.a. Finanzbuchführung, Warenwirtschaft, Lohnbuchführung, Dokumentmanagement- und Archivierungs- Systeme etc., sowie die Schnittstellen zwischen den genannten Systemen. Ob Daten, Verfahren, Anweisungen oder Prozesse: Im Rahmen einer  revisionssicheren digitalen Archivierung müssen Unternehmen jeden
Vorgang dokumentieren und über Jahre festhalten. Eine klar strukturierte Vorgehensweise baut vollständiger Verwirrung vor.
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