On Premises oder Cloud

Zunächst ein paar Worte zum Verständnis. In der IT-Branche umgibt man sich gern mit englischen Begriffen, da fast alle Anwendungen ein breites internationales Spektrum der Kunden erreichen soll. Für den „normalen“ deutschsprachigen Computer-Anwender ist das manchmal verwirrend. Deshalb an dieser Stelle etwas verständlicher.
Zahlreiche Anwender nutzen noch diese On Premises-Lösung. Das ist nichts anderes, als das das Digitale Dokumenten Managemnt System DocuWare in einer lokalen Installation, also im eigenen Unternehmen auf eigener Hardware (On-Prem >in den eigenen Räumlichkeiten, vor Ort oder lokal) genutzt wird. Schauen Sie einmal hier wie das funktioniert.


Was sind die Vorteile?

  • Zunächst haben Sie alle Ihre Dokumente „im Unternehmen“ und sind damit relativ unabhängig vom Internet. Das ist ein Vorteil für Unternehmen, die mit sehr sensiblen Daten arbeiten und oft ihre IT-Umgebung vom Internet stark abgeschottet oder generell ausgeschlossen haben.
     
  • Mit dem DocuWare-Support-Vertrag dieser Art haben Sie auf den ersten Blick überschaubare jährlich wiederkehrende Kosten.
Was sind die Nachteile?
  • Zunächst haben Unternehmen Investitionen und Wartungskosten für den Server. Das betrifft die Hardware und die Software. Man geht davon aus, dass ca. alle 5 Jahre eine Aktualisierung notwendig wird, um den stetig wachsenden Anforderungen gerecht zu werden. Damit liegt man bei diesen Investitionen schnell im 4 bis 5stelligen Euro-Bereich.
     
  • Anpassungen an die aktuellen Versionen von DocuWare bzw. Zukauf von weiteren Modulen erfordern weitere Investitionskosten und oft Dienstleistungen mit entsprechenden finanziellem Aufwand.
     
  • Sobald Anwender im Unternehmen am eigenem Rechner einen Internetzugang (E-Mail, Messenger, ...) benutzen, besteht die Gefahr, dass durch Schadsoftware immer wieder Daten beschädigt werden und nur mit hohen Aufwand wieder hergestellt werden können. Im Extremfall kann der gesamte Server infiziert werden und dann???
     
  • Auch Festplatten und Server-Hardware haben eine begrenzte Lebensdauer. Das vergisst man oftmals.
     
  • Hat man für diese Fälle keine klare Sicherungs-Strategie (Backup) ist guter Rat teuer. Leidvolle Berichte einzelner Kunden können das bestätigen.

 Die DocuWare-Cloud-Lösung
Cloud Computing (deutsch Rechnerwolke oder Datenwolke) beschreibt ein Modell, das über das Internet und geräteunabhängig zeitnah und mit wenig Aufwand DocuWare bereitstellt und mit einer jährlichen Pauschale abrechnet.
 
Was sind die Vorteile?
Man könnte alle Nachteile der On Premises-Lösung hier als Vorteil benennen:
  • Sie haben keinerlei Kosten für Server-Hardware und jegliche Aktualisierungen. Sie besitzen damit immer die aktuellste Server-Version ohne zusätzliche Kosten.
     
  • DocuWare wird ebenfalls automatisch aktualisiert, so dass auch hier stets die aktuellste Version zur Verfügung steht. Das komplette System wird passwortgeschützt auf einem Hochsicherheits-Server gespeichert.
     
  • Diese Server sind durch ein effektives Sicherheits-System vor Schadsoftware geschützt und werden ständig durch eine Backup-Lösung gespiegelt, so dass jederzeit einen funktionsfähige Version zur Verfügung steht.
     
  • Sie besitzen somit defacto ein „rundrum sorglos“ Paket zum Thema digitales Dokumenten-Management.
     
  • Wichtig: Im Rahmen der Cloud-Lösung haben Sie sofort Zugriff auf alle DocuWare-Module, die teilweise bei der lokalen Installation sehr preisintensiv sind. Als Beispiel sei hier nur die automatisierte Rechnungsverarbeitung (IntelligentIndexing) oder die Steuerung kompletter automatisierter Arbeits­abläufe (Workflow-Management) genannt. Weitere Informationen dazu hier.
     
  • Sie haben jederzeit die Möglichkeit ihre Dokumente auch in einer lokalen Sicherung (DVD) zu speichern. Somit können auch externe Anwender  z.B.: Steuerberater, auf diese Daten zugreifen, ohne das sie im System integriert sind.
     
  • Gerade in Zeiten von Home-Office und lokal verteilten Niederlassungen ist die Cloud eigentlich die ideale Lösung. Sie benötigen nichts anders als ein Rechner oder ein mobiles Gerät mit Internetzugang und einem darauf installierten Browser sowie ihre ganz persönlichen Zugangsdaten. Los gehts!
 
  • Die Anwendungen kennenlernen? Kein Problem: Alle Anwendungen sind in sehr anschaulicher Form als Video abrufbar. Auch das spart Aufwendungen für individuelle Firmenschulungen. Unabhängig davon stehen wir Ihnen natürlich telefonisch, direkt vor Ort oder per Fernwartung für alle Fragen auf Wunsch zur Verfügung.
Was sind die Nachteile?
Hmm, gute Frage!
  • Voraussetzung ist natürlich ein Internetzugang am jeweiligen Arbeitsplatz. Das dürfte sich jedoch zwischenzeitlich immer weiter „normalisieren“ so dass das kaum noch eine Nachteil oder eine Einschränkung sein dürfte.
     
  • Bleibt die Standard-Frage: ...und der Preis? Auf dem ersten Blick sind die jährlichen Aufwendungen natürlich etwas höher als der Wartungs- und Support-Vertrag einer lokalen Installation. Aber: Vergleichen Sie einfach einmal die Vorteile und setzen sie das ins Verhältnis zum Aufwand einer lokalen Installation einschließlich Administration, Hardware, updates, ....
     
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