Newsletter 06_2009

Problem: Archivierung abgehender E-Mails von Mitarbeitern eines Unternehmens

Ist-Zustand:

Zurzeit empfängt die Sekretärin der Firma die E-Mails, die im Microsoft Outlook Posteingang ankommen (z.B.: info@firma.de). Diese werden von Ihr über Active Import einem Projekt zugeordnet und archiviert. Gleichzeitig leitet Sie über Outlook diese E-Mails weiter an die betreffenden Mitarbeiter.

 Die Mitarbeiter beantworten diese E-Mail und schicken die Antwort an den Kunden. Das Problem dabei ist, das es immer wieder zu Informationsverlusten kommt, da diese E-Mails von den Mitarbeitern teilweise nicht in DocuWare archiviert wurden.

Soll-Beschreibung:

Die Sekretärin ist im Unternehmen hauptverantwortlich für die Archivierung der Dokumente. Sie soll von allen relevanten E-Mail-Antworten der Mitarbeiter eine BCC erhalten, um diese, dem Projekt zugeordnet, abzulegen. Eine automatische Funktion ist unzweckmäßig. Die Mitarbeiter sollen bei jeder abgehenden E-Mail eine Abfragebox erhalten wo die Option „Möchten Sie, dass eine Kopie dieser E-Mail an das Sekretariat gesendet wird?“ enthalten ist. Damit soll auch die Möglichkeit bestehen, andere E-Mails der Mitarbeiter ohne eine Kopie zu versenden. 

Lösung:

Über Alt+F11 gelangt man in den VBA-Editor von Microsoft Outlook. Es wurde folgender Code geschrieben.

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)

If MsgBox("Möchten Sie, dass eine Kopie dieser E-Mail an das Sekretariat gesendet wird?", vbYesNo + vbQuestion) = vbYes Then

    Dim objMe As Recipient

        Set objMe = Item.Recipients.Add("info@firma.de")

            objMe.Type = olBCC

            objMe.Resolve

        Set objMe = Nothing

End If

End Sub

PS.: anstelle von "info@firma.de"  geben Sie bitte die E-Mails Adresse Ihres Sekretariats an.