Antworten (FAQ)

Hier geben wir Ihnen Antworten auf häufig gestellte Fragen

Welche Servervarianten gibt es und warum?
Was sind Module und wozu benötigt man sie?
Was ist ein Barcode und wo bekomme ich die her?
Was ist OCR und was nützt mir das?
Was ist das Modul Autoindex?
Was ist das Modul ACTIVE IMPORT?
Kann man DocuWare über das Internet nutzen?
Wie ist das mit der Sicherheit?
Welcher Unterschied besteht in den beiden Anwenderlizenzvarianten?
Brauchen Internetnutzer auch eine Lizenz?
Gibt es bei den Lizenzen Preisstaffeln?


Welche Servervarianten gibt es und warum?

DocuWare 5 steht in drei verschiedenen Server-Editionen zur Verfügung. Die einzelnen Editionen unterscheiden sich durch ihren Funktionsumfang. Sie werden unterschiedlichen Anforderungen in den Unternehmen gerecht.
Komfort und umfassende Möglichkeiten modernen Dokumenten-Managements sind selbstverständlich bei allen drei Editionen gewährleistet: Das Scannen, Indexieren, Archivieren, Suchen, Anzeigen und Bearbeiten, Drucken und Versenden von Papier- und PC-Dokumenten gehören zu den grundlegenden Funktionen. Die Qualifizierte Elektronische Signatur, die einfache Adminstration der Installation sowie das benutzerfreundliche Einrichten von Archiven und der ausschließliche Dokumentenzugriff über DocuWare gehören ebenso zum Funktionsumfang aller Server-Editionen wie die integrierte Volltextsuche. .

BUSINESS Server
BUSINESS Server ist für den Einsatz in kleineren Unternehmen zugeschnitten, die auf einen Standort begrenzt sind. BUSINESS Server stellt alle grundlegenden Funktionalitäten für ein funktionierendes Dokumenten-managemet-System zur Verfügung.

PROFESSIONAL Server
PROFESSIONAL Server ist die ideale Plattform für mittelständische Unternehmen und Abteilungslösungen in Großunternehmen. Wesentliche Erweiterungen im Funktionsumfang im Vergleich zu BUSINESS Server sind beispielsweise die Synchronisation von Archiven, die Integration von LDAP-, Active- und Domain-Directories sowie die Möglichkeit, den Funktionsumfang durch zusätzliche Module zu erweitern.

ENTERPRISE Server
Der nochmals erweiterte Funktionsumfang von ENTERPRISE Server erlaubt, höchste Anforderungen an Daten und Ausfall-Sicherheit mit DocuWare abzudecken. Mehrere Server können zusammengeschaltet und die Last kann über ein leistungsfähiges Load-Balancing gleichmäßig auf alle Server verteilt werden. Mit der Möglichkeit, Dokumente verschlüsselt abzulegen und auf eine Hochsicherheitsstufe umzuschalten, wird ENTERPRISE Server auch höchsten Sicherheitsanforderungen gerecht.

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Was sind Module und wozu benötigt man sie?

Module sind nicht in der Grundkonfiguration einer Serverkomponente enthalten. Je nach Anwendungszweck einer Installation finden einzelne oder mehrere Module Verwendung. Welche Module benötigt werden ermitteln wir in den Gesprächen mit unseren Kunden in Vorbereitung auf eine Individual-präsentation bzw. ein Angebot.
Was ist das Modul Recognition?

Mit DocuWare RECOGNITION (auf deutsch - Erkennung) ist die Automatische Indexvergabe über Barcode und OCR. Damit legen Sie Ihre Dokumente in DocuWare noch schneller ab, da die Indexbegriffe automatisch aus gescannten Dokumenten übernommen werden. Dazu können Texte per OCR (Optical Character Recognition) oder Barcodes aus vordefinierten Zonen ausgelesen werden. Durch dieses Zusatzmodul wird Ihre DocuWare-Anwendung noch effizienter, da Sie für die Indexierung der Dokumente kaum noch Zeit benötigen. Durch die umfangreichen Konfigurationsmöglichkeiten wird RECOGNITION zu einem vielseitigen Werkzeug, das Ihre Dokumente klassifiziert und mit Indexbegriffen versieht.

Einsatzgebiete
Zur Archivierung von Eingangsrechnungen kleben Sie zunächst je ein Barcode-Etikett auf die Rechnungen und scannen sie ein. Die Dokumente befinden sich dann in Ihrem DocuWare-Briefkorb, wo die Barcode-Nummern durch RECOGNITION ausgelesen und als Indexbegriffe für die nachfolgende Archivierung verwendet werden. Nun buchen Sie die Rechnungen in Ihrem Buchhaltungssystem, wo Sie Firma, Rechnungs-Nummer, -Betrag etc. eingeben. Diese Daten können automatisch für die Vervollständigung der Indexbegriffe der bereits in DocuWare archivierten Rechnungen verwendet werden, und zwar über das Zusatzmodul DocuWare AUTOINDEX.


Was ist OCR?

(Abkürzung OCR von englisch Optical Character Recognition). Es handelt sich um eine automatische Texterkennung oder auch Optische Zeichen-erkennung. Mit dieser Technik, die ein Bestandteil des Recognition-Moduls ist, können Dokumente Ihres Archivs nach einzelnen Wörtern ausgelesen werden. Diese Funktion wird z.B. in der Volltextsuche verwendet. Ein automatischer Arbeitsprozess durchsucht (meistens nachts zu betriebsschwachen Zeiten) sämtliche eingescannten Dokumente und legt die Wörter in einer speziellen Datenbank ab. Sucht man jetzt ein Wort oder einen Namen, werden über die Volltextsuche die Dokumente angezeigt, die diesen Begriff enthalten und man bekommt sofort auf dem Dokument die Fundstelle farbig hervorgehoben.

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Was ist das Modul AUTOINDEX ?

Für viele zu archivierende Dokumente liegen Ordnungskriterien und Suchbegriffe bereits in der EDV vor. DocuWare AUTOINDEX übernimmt die Daten und fügt sie dem Archiv als Indexbegriffe selbständig hinzu. Die manuelle Eingabe entfällt, die Ablage erfolgt automatisch.
Die Finanzbuchhaltung erfasst zu jeder Rechnung beim Buchen Absender-name, Belegnummer, Datum und Summe. Anhand dieser Informationen sollen Mitarbeiter später den Beleg im Archiv wiederfinden.

Zunächst wird die Rechnung mit der Belegnummer als Indexbegriff im Archiv abgelegt. Dann wird als Matchcode eine Zeichenfolge definiert, die identisch im Datenbestand der Finanzbuchhaltung sowie im DocuWare-Archiv vorkommt. Mit dem Matchcode - in diesem Fall die Belegnummer - lassen sich die Datensätze einander zuordnen. AUTOINDEX ergänzt die Inhalte des externen Datensatzes automatisch als Indexinformationen in DocuWare.

Was ist das Modul ACTIVE IMPORT?

Aufgabe von ACTIVE IMPORT ist es, bestimmte Ordner bzw. Verzeichnisse auf Ihrem PC oder in Ihrem E-Mail-Programm zu überwachen und eintreffende Dateien und E-Mails nach DocuWare zu importieren und automatisch abzulegen.

Dokumente, die zum Beispiel beim Scannen an Digitalkopierern entstehen, werden in einen überwachten (Netzwerk-) Ordner gelegt, dort von ACTIVE IMPORT übernommen und an DocuWare weitergegeben.

Die E-Mails, die im Posteingang Ihres Mailprogramms eingehen, haben alle unterschiedliche Inhalte. Diejenigen Ihrer ein- und ausgehenden Mails, die Sie ablegen möchten, ziehen Sie einfach mit der Maus in einen dafür eingerichteten Ordner in Outlook. Von dort legt sie ACTIVE IMPORT automatisch mit der richtigen Verschlagwortung ab. Dabei wird die Mail mit bestimmten Begriffen, sogenannten Indexbegriffen, versehen, zum Beispiel Sendedatum, Betreff, Absender oder Empfänger. Anhand dieser Index-begriffe kann die Mail dann bei Bedarf ganz schnell gefunden werden. Um zusätzliche Daten als Index-begriffe zu verwenden, gibt es bei ACTIVE IMPORT die Index-Erweiterung. Anhand eines Feldes der eingegangenen Mail, zum Beispiel der Absender-Adresse, wird im Outlook-Adressbuch, in der DocuWare-Datenbank oder einer externen Datenbank nach zusätzlichen Informationen, wie dem Namen der Firma oder des Ansprechpartners, gesucht und diese als Indexbegriffe zugefügt.

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Was ist ein Barcode und wo bekomme ich die Etiketten her?

Barcodes kennen Sie alle aus dem Supermarkt. Die Kassiererin zieht den Artikel an einem Scanner vorbei, der auf der Verpackung eine kleines Etikett mit vielen Streifen erkennt. Die Anordnung der Streifen und die Stärke ist verschlüsselt und je nach Etikett eindeutig. Unter dem Strichcode steht einen Zahl, die mit dem Code identisch ist.



Damit lassen sich die Dokumente, die mit einem Barcodeaufkleber versehen sind, wahlweise mit einem Scanner automatisch einlesen oder auch per Hand z.B. in Buchhaltungsprogramme eintippen.

Diese Aufkleber erhalten Sie auf Wunsch von uns. Auf einer Rolle befinden sich wahlweise bis 5000 Etiketten, die bequem abgezogen werden können. Der Nummernkreis ist frei wählbar. Gern unterbreiten wir Ihnen ein Angebot.



Kann man DocuWare über das Internet nutzen?

Ja, mit dem sogenannten "WEBCLIENT" kann man von jedem beliebigen Rechner weltweit über das Internet auf die freigegebenen Archive seines Unternehmens zugreifen. Auf dem Rechner muss keinerlei zusätzliche Software installiert sein.

In der DocuWare-Administration lassen sich sehr einfach beliebig viele Konfigurationen eines Web Clients einrichten. Jeder Web Client-Konfiguration wird eine eindeutige URL zugeordnet. Über die URL ist der Zugang zu dem entsprechenden Web Client möglich. Jede Konfiguration lassen sich Funktionalitäten zuordnen. Der Administrator entscheidet, auf welche Archive und Archivdialoge zugegriffen werden kann und wie sich ein Benutzer anmelden muss, um auf eine Konfiguration zuzugreifen. Möglich sind ein passwortgeschützter Zugriff, die automatische Login-Übernahme eines Windows-Benutzers (Single Sign on) oder ein Gastlogin ohne Angabe von Benutzername und Passwort.

Nach der Anmeldung kann der Anwender die ihm zugewiesenen Ablage- und Suchdialoge sofort nutzen. Für eine Suche tragen Sie Suchbegriffe in Eingabefelder ein. Auswahllisten, gängige Suchparameter und Volltextsuche unterstützen Sie dabei komfortabel. Eine frei konfigurierbare Ergebnisliste zeigt umgehend alle Treffer an. Erhalten Sie zu viele Treffer, können Sie die Suche kinderleicht weiter einschränken.

Jedes gefundene Dokument betrachtet man direkt im Browser, egal ob es ursprünglich gescannt, als E-Mail, CAD-, PDF- oder Office-Datei archiviert wurde. DocuWare unterstützt alle gängigen Dateiformate, ohne dass ein Plug-In im Browser installiert werden muss. Damit können die Dokumente auch direkt aus dem Browser heraus gedruckt werden. Angezeigte Dokumente versehen Sie ganz einfach mit Textnotizen oder setzen elektronische DocuWare-Stempel. Bei Bedarf lassen sich Dokumente auf den lokalen PC downloaden und bearbeiten. Zur Ablage von Dateien vergibt man beliebige Indexkriterien und editieren diese Kriterien im Nachhinein.

Die Anwender können sich Ihren Web Client frei gestalten, indem Sie ausgewählte Archivdialoge wie Ablagedialog, Suchdialog oder Ergebnisliste „pinnen“. Die Dialoge stehen dann nach dem Ab- und wieder Anmelden automatisch an gleicher Position zur Verfügung.

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Wie ist das mit der Sicherheit?

Allein die Basis-Architektur von DocuWare bietet ein hohes Maß an Sicherheit vor unberechtigtem Datenzugriff. Für die Authentifizierung verwendet DocuWare ein spezielles Sicherheitsverfahren. Die Identifizierung des einzelnen Benutzers ist damit sowohl über das DocuWare-Login als auch beim Single-Sign-On mit automatischer Windows-Authentifizierung absolut sicher. Die detaillierte Protokollierung aller Systemänderungen bietet zusätzlichen Schutz vor Manipulation.

DocuWare schützt optimal vor Datenverlust:
Alle Kategorisierungs- und Indexdaten werden doppelt gehalten, einmal in der Datenbank und zusätzlich in den XML-Metadateien der Dokumente. Defekte Datenbanken lassen sich damit leicht wiederherstellen.

Die Dokumentdateien werden je nach Einsatzszenario mit den üblichen Backup-Werkzeugen gesichert oder mit DocuWare-eigenen Werkzeugen dupliziert.

Concurrent Lizenz und Named Lizenz -
Was ist der Unterschied?

Mit DocuWare 5 können Sie Ihre Anwender zielgerichtet mit DocuWare-Lizenzen versorgen. Concurrent Lizenzen sind dabei nicht einem bestimmten Anwender namentlich zugeordnet. Der Administrator kann aber auch einzelnen Anwendern, die häufig und regelmäßig auf DocuWare zugreifen müssen, eine sogenannte Named Lizenz zuweisen. Dazu wandelt er vor der Zuweisung einfach in der Administration eine Concurrent Lizenz in zwei Named Lizenzen um. Damit stellen Sie sicher, dass die Power User immer Zugang zu wichtigen Dokumenten haben.
Brauchen Web-Client-Nutzer auch eine Lizenz?

Ja, aber keine spezielle oder gesonderte Lizenz. Eine Named Lizenz berechtigt jederzeit auch die Nutzung des Webclients.

Gibt es bei den Lizenzen Preisstaffeln?

Ja. Bei der Planung Ihrer Konfiguration besprechen wir auch diesen Punkt.



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